« L’AMO ? Ah oui je connais ça coûte cher et ne sert à rien en fait c’est nous qui faisons tout ! »
Je vous vois sourire derrière votre écran ? Bien sûr vous l’avez, comme de nombreuses personnes, déjà pensé…
Même si je reconnais que toutes les prestations d’assistance à maitrîse d’ouvrage ne sont pas de qualité égale je me dois d’argumenter 😉
Je le ferai au travers un simple exemple :
Missionné par un client comme DSI externalisé la direction me tient informé au détour d’une conversation de leur volonté de migration de leur site internet et des démarches engagées.
Ils avaient déjà dépensé 50 000 € dans des « ateliers » dont la plus value pour la rédaction d’un CCTP reste encore à démontrer et provisionné 150 000 € supplémentaires pour le développement d’un site sous un autre CMS que celui sur lequel les agents étaient formés..
Aprés plus d’un an d’échange avec nos équipes et de tergiversation (politique notamment mais pas que) ce client fini par être convaincu que ce budget ne correspondait pas à l’offre de marché. Il nous en confie donc la reprise.
Au final pour le même projet le site internet pu être mis en production en 6 mois pour un coût de 25 000 €
Ce cas n’est pas anecdotique:
L’AMO vous apporte sa connaissance du marché, d’un point de vue technique, juridique mais également financier. Il n’est pas rare que le coûts de nos prestations soient rentabilisées par les conseils donnés.
AMOA, AMO, MOA, assistance à maitrise d’ouvrage… il existe de nombreux termes pour exprimer le même type d’activité.
Que recouvrent tous ces différents acronymes ? Quels sont les missions de l’assistance à maitrise d’ouvrage et à quelles conditions ?
On vous dit tout afin de clarifier ce qu’englobe ce métier !
Si je peux faire le CCTP pour migrer mon logiciel ?
Oui… mais avec un AMO
Un peu de vocabulaire
Pour commencer nous décryptons pour vous les différents acronymes.
AMOA / AMO : Assistance à maitrise d’ouvrage. Il s’agit en fait du même terme mais les deux abréviations sont utilisées
MOA : Maitrise d’ouvrage. Mais vous l’aurez peut être deviné…
MOE : Maitrise d’oeuvre
La maitrise d’ouvrage
Il s’agit de la collectivité, ou du client dans le secteur privé.
C’est la partie prenante pour laquelle la mission est réalisée. Dans notre domaine les types de projets vont se rapporter à l’informatique mais le terme ne lui est pas réservé.
Lorsque vous faites construire une maison la maitrise d’ouvrage c’est vous !
L’assistance à maitrise d’ouvrage
Comme son nom l’indique c’est un partenaire (nous 😉 qui va venir aider la maitrise d’ouvrage.
Pour expliquer en quoi consiste ce métier nous prenons souvent l’analogie d’une construction d’une maison.
Nous allons intervenir à la manière d’un architecte qui va concevoir les plans de la maison, vous aider à trouver les entreprises de chaque corps de métier. Puis vérifier que chacun travaille bien dans le respect des normes en vigueur. Est ce que l’électrivité est conforme ? le carrelage est il de niveau ?
En un mot nous allons coordonner les différents intervenants et vérifier la qualité du travail réalisé.
Pour ce faire différentes étapes sont nécessaires :
Notre particularité
Toute la différence réside dans la nuance entre faire-faire et du faire…
Nous avons l’expérience de terrain en collectivité nous permettant de vous conseiller pragmatiquement. Nous avons les pieds bien sur terre et proposons des méthodes, des solutions adaptées à votre quotidien. Il ne s’agit pas pour nous de partir dans des digressions comme « l’avenir de vos services dans 5 ans ». (si si cela se fait beaucoup)
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La prise en charge de l’analyse du besoin.
Cette phase est importante car elle ne doit pas se limiter à prendre en note les demandes de chacun.
En effet il est important de connaître la réalité du marché. Quels sont les prestataires du marché, quelles sont les contraintes des différents logiciels, des matériels proposés…
En d’autres termes sauf à vouloir faire du développement spécifique il est primordial de réaliser un parangonnage [ndlr : ce mot, l’utiliser c’est l’adopter] afin d’être en cohérence avec l’état de l’art. La conséquence de ce type de décalage pourrait être de ne recevoir que des offres non conformes dans le cas d’un marché public.
Parangonnage
Le parangonnage synonyme de « benchmarking » est une technique qui consiste à étudier et analyser les différentes offres du marché, afin de s’en inspirer et d’en tirer le meilleur.
Ce mot est trés utile lorsque vous avez des élus allergiques aux anglicismes. (je vous en prie)
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Rédaction du cahier des charges
Dans le secteur public nous allons parler de Dossier de Consultation des Entreprises ou DCE.
Il s’agit dans ce cas de rédiger l’ensemble des pièces permettant ensuite d’aller solliciter les entreprises. Ces documents vont être multiples, cahier des charges techniques, encadrement administratif de la mise en concurrence, de la réponse financière.. (AE, RC, CCAP, CCTP, BPU, DPGF, DQE)
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Analyse des offres
Pendant la phase de consultation des entreprises l’assistance à maitrise d’ouvrage accompagne la collectivité dans la réponse aux éventuelles questions posées par les candidats.
Une fois les offres reçues nous allons en réaliser l’analyse. C’est à dire noter les propositions en fonction de critères objectifs définis en amont.
Soutenance digitalisée
Pour rendre les journées de soutenance plus ludique (reconnaissons que parfois c’est assez long..) nous proposons désormais d’utiliser notre système de quiz. (utilisé d’habitude en formation)
Chaque participant dispose d’un petit boitier et saisie directement sa note sur les différents critères à l’issue de la démonstration. Les résultats sont affichés en dircet.
Hormis l’aspect ludique cette méthode poursuit plusieurs objectifs pédagogiques.
Elle permet :
- De s’assurer que chacun puisse exprimer son avis
- De permettre d’initier un débat
- De valider un consensus (un écart-type faible correspond à des votes homogènes)
- D’assurer une objectivité de l’analyse. Les résultats sont intégrés au rapport d’analyse. (Prévention des recours)
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Accompagnement à la mise en oeuvre
Ensuite, l’assistance à maitrise d’ouvrage peut également intervenir sur une phase d’accompagnement suivant l’attribution du marché.
Par exemple en prenant en charge les comités de pilotage, le recettage de la solution, le suivi du prestataire retenu.
Cette phase n’est pas systématique et dépend de la capacité du maitre d’ouvrage à suivre avec ses ressources internes la mise en oeuvre.
De fait, nous le faisons de plus en plus souvent car nous le savons, les collectivités sont de plus en plus accaparées par le quotidien et ne disposent plus suffisamment de temps pour le suivi de leurs projets. (nécessitant prise de recul, suivi du marché, comparaisons..)
Le coût de l’assistance à maitrise d’ouvrage
Vous vous en doutez pas de réponse toute faite à cette question.
En effet cela dépend du projet, du nombre de jour souhaité d’accompagnement, de la complexité du projet…
Pour vous donner tout de même un ordre de prix le coût moyen d’une mission se situe au alentour de 20 000 € TTC.
Bien entendu ce forfait fluctue beaucoup en fonction de vos attentes.
Les formations à l’assistance à maitrise d’ouvrage
Pour prendre régulièrement des alternants au sein de nos équipes nous pouvons dire que la formation se rapprochant le plus de ces missions serait celle de « product owner ».
Celle proposée par Sup de Vinci est par exemple pour nous une trés bonne référence.
Lien vers le programme proposé.
Il ne s’agit pas du seul cursus possible mais c’est de notre point de vue celui qui correspond le mieux à ce type d’activité.
En synthèse
En conclusion nous pouvons dire que l’assistance à maitrise est un domaine assez peu réglementé et standartisé.
Il existe de nombreuses offres dans ce secteur et il est parfois difficile de se faire une opinion objective quant au savoir faire.
Voilà pourquoi nous vous recommandons de prendre quelques références auprés d’autres collectivités avant de retenir votre AMO. De même assurez vous de la bonne connaissance de la territoriale car c’est un secteur avec son propre contexte, ses problématiques, ses contraintes.
Enfin, prévoyez toujours un temps d’échange dans le cadre de la consultation car c’est un domaine ou le savoir être est particulièrement important.
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