Le CCAG TIC est un outil de référence utilisé dans le cadre des marchés au sein des collectivités. Souvent connu par son nom, son contenu reste cependant assez obsur.
Bien sûr tout le monde sait qu’il s’agit d’un CCAG propre à l’informatique mais, avouons le, il fait souvent l’objet de dérogation « par habitude ».
Le texte complet que l’on peut obtenir sur Legifrance fait donc souvent l’objet d’une réécriture partielle. Ne réinventons pas la roue !
Le CCAG-TIC ? Oui oui je l’ai lu…
Enfin….. dans les grandes lignes …
Que contient le CCAG-TIC ? Comment l’utiliser ? Pour quels marchés est-il utilisé ? A quels articles devez vous déroger ?
Nous vous donnons notre point de vue illustré par des cas concrets.
Conseil #1
Lisez le CCAG TIC (désolé…)
Nous vous en proposons une version mise en forme avec sommaire interactif ici
Que contient le CCAG TIC ?
(si le conseil #1 vous laisse songeur…)
Par définition, le Cahier des Clauses Administratives Générales des Techniques de l’Information et de la Communication (CCAG TIC) est un document cadre fixant les conditions d’exécution applicables à un marché public d’informatique.
Il est prévu pour être visé, c’est à dire cité comme référence, dans les autres documents constitutifs du DCE.
Sans rentrer dans le détail voici les thèmes qui y sont abordés :
Chapitre 1 Généralités
Encadrement de l’exécution du marché et notamment ce qui concerne :
- la sous-traitance
- les obligations du titulaire (renforcées en tenant compte du RGPD)
- devoir de conseil
- clauses environnementales
- assurance
- dommage
- bons de commande et ordre de service
Chapitre 2 Prix
Dans ce chapitre vous retrouverez tout ce qui concerne
- les avances,
- accomptes
- présentation des factures
- réglement de la sous traitance
Chapitre 3 Délais
C’est ici que le CCAG TIC encadre notamment :
- les délais d’exécution
- les pénalités
Chapitre 4 L’exécution
Ce chapitre fixe notamment :
- les clauses environnementales
- gestion des livraisons (lieux, nettoyage..)
- la documentation
Chapitre 5 Constatation de l’exécution des prestations – garantie
Ce chapitre est assez méconnu et pourtant il est particulièrement utile et vous évitera d’en réécrire une version (souvent moins complète) dans votre CCAP. Il traite notamment de :
- organisation de la réception
- encadrement mise en ordre de marche
- opérations de vérification (quantitatif, qualitatif)
- vérification du service régulier
- transfert de propriété
- garantie
Chapitre 6 Maintenance, tierce maintenance applicative et infogérance
De la même façon que le chapitre précédent ce chapitre gagne a être mieux connu. Vous y trouverez tout ce qui concerne la maintenance (et notamment des logiciels) mais également l’encadrement des prestations d’infogérance.
Chapitre 7 Utilisation des résultats
Ce chapitre porte notamment sur les aspects de propriété des livrables. C’est important d’en tenir compte car bien souvent les prestataires n’intègre pas ce point par défaut.
Chapitre 8 Résiliation – 9 Différends
Enfin le CCAG TIC se termine par 2 chapitres encadrant les conditions de résiliation du marché et les clauses de règlement des différends.
Comment l’utilise-t-on ?
Puisque maintenant vous avez une meilleure idée du contenu du CCAG TIC il faut ensuite identifier les articles pour lesquels il sera nécessaire de déroger. Dans la suite de cet article nous vous mettons en exergue ceux pour lesquels nous vous le conseillons.
Toutefois il est évident que les dérogations ne seront pas une règle générale. C’est bien l’objet du marché qui les défini. Sa nature, son urgence, la volonté politique, votre guide de procédure interne…
Conseil #2
Organisez une réunion informatique – marché public sur la question des dérogations
Prenez par exemple la liste des articles et évaluez d’un point de vue technique et juridique s’ils correspondent à vos enjeux.
Le CCAG TIC : Pour quels marchés ?
Il concerne notamment les marchés cités ci-dessous :
– Fourniture de matériel informatique (dans les cas ou une garantie, maintenance ou prestation interviennent, sinon le CCAG FCS sera plus adapté)
– Migration, acquisition de logiciels
– Développement de logiciels
– Prestation intervenant sur votre système informatique
– Maintenance ou infogérance.
Conseil #3
Visez le(s) bon(s) CCAG
Le CCAG TIC n’est pas valable pour tout ce qui relève de l’informatique. Pensez à intégrer éventuellement le CCAG FCS ou CCAG PI qui sont spécifiques à d’autre type de prestation.
Nos conseils de dérogations au CCAG TIC
Conseil #4
Dérogez à l’art 14.1.1 concernant les pénalités de retard
La question récurrente est alors .. oui mais que mettre à la place ?
Comme souvent pas de réponse toute faite. Cela dépend du montant global du marché. Préférez toutefois un montant forfaitaire plus simple à exécuter et à appliquer. Par exemple 100 € par jour ouvré de retard pour un marché de 10 000 €.
Conseil #5
Dérogez à l’art 14.1.3 concernant l’éxonération des les pénalités <1000€
Cela peut sembler anecdotique mais cela permet tout de même de faire passer un message au titulaire qui devra s’en acquitter. Ce levier relève plutôt de la communication (le dirigeant va en être informé) que d’une réelle sanction financière.
100 €
(seulement…)
C’est le montant des pénalités appliquées pour un marché de 10 000 € avec 10 jours de retard selon l’art 14.1.3 du CCAG TIC
Documentation technique
Conseil #6
Dérogez à l’art 22.2 concernant la documentation
La documentation technique est bien prévue à l’art 22.2 du CCAG TIC mais nous vous conseillons d’y déroger afin d’être plus précis sur vos attentes car d’expérience les titulaires ont tendance à minimiser ces livrables.
Par exemple en précisant dans votre CCAP les différentes documentations attendues. (Dossier d’architecture technique, dossier d’exploitation, documentation utilisateur….)
Sur cette partie n’hésitez pas à être exhaustif et à adapter en fonction vos pénalités de retard.
Saviez-vous que l’article 22.2. du CCAG TIC mentionne l’obligation pour le titulaire de livrer une documentation technique en français ?
Les articles ne nécessitant (a priori) pas de dérogations
Car ces articles sont trés bien rédigés et correspondent à une large majorité des marchés.
Vérification des prestations prévues au CCAG TIC
Conseil #7
Ne dérogez pas aux opérations de vérification
Les opérations de vérification sont bien encadrées par le chapitre 5 du CCAG TIC. Les délais conviennent dans la majorité des cas.
Vérifications prévues au CCAG TIC
(Chapitre 5 du CCAG TIC)
Mise en Ordre de Marche (MOM)
La date à laquelle le titulaire doit avoir délivré sa prestation
Délai prévu de 30 jours après la date contractuelle de livraison
Vérification quantitative (VQ)
A l’issue de la MOM. La prestation est elle bien complète ?
Vérification d’aptitude (VA)
A l’issue de la VQ. La prestation est elle bien conforme ?
Vérification de Service Régulier (VSR).
Délai prévue : VA + 30 jours
Protection des données, confidentialité (RGPD)
Il est toujours tentant de produire un DCE contenant beaucoup de page en réécrivant une partie du (des) CCAG. (trop est souvent l’ennemi du bien).
Parfois nécessaire (c’était notamment le cas concernant le RGPD avant la mise à jour du CCAG TIC) ce n’est pas toujours pertinent.
En effet, le risque est important de rédiger in fine des clauses moins complètes, et souvent complexes à appliquer, que celles prévues dans les différents CCAG.
Depuis la mise à jour de 2021 du CCAG TIC la gestion des données personnelles est bien intégrée.
Conseil #8
Ne réécrivez pas le RGPD
Une des mises à jour importante du CCAG TIC 2021 est l’intégration de clauses sur la gestion des données personnelles.
(cf. Art 5, Chapitre 1)
Maintenance
Différents types de maintenances sont prévues dans le CCAG TIC.
Conseil #9
Ne dérogez pas à l’encadrement de la maintenance
Art 39 CCAG TIC
Encadrement des opérations de maintenance prévue dans le CCAG TIC :
La maintenance dite « préventive » :
Cette maintenance concerne toutes les mesures d’entretien effectuées afin d’éviter toute anomalie.
Par exemple : Le changement d’un matériel spécifique tous les 5 ans.
La maintenance dite « corrective » :
La maintenance corrective consiste à corriger les anomalies.
Par exemple : Un logiciel qui ne fonctionne plus.
La maintenance dite « évolutive » :
Ce type de maintenance a pour but de faire évoluer une ou plusieurs applications, en intégrant de nouvelles fonctions ou en améliorant l’ergonomie.
Par exemple : La mise à jour d’un site internet ou d’une application.
La maintenance dite « adaptative » :
La maintenance adaptative a pour but de fournir des mesures d’entretien et de maintenance permettant d’absorber des modifications de l’environnement technique d’exécution.
Par exemple : Le changement d’une base de données ou d’un système d’exploitation.
Réversibilité prévue au CCAG TIC
La réversibilité est la possibilité de revenir à la situation originelle.
Par exemple lors d’une migration d’un logiciel dans le cas où le titualisre ne donnerait pas satisfaction ou plus classiquement en fin de marché pour permettre à un nouveau titulaire d’en assurer la continuité.
Le CCAG TIC en fixe les conditions.
Mise à jour du CCAG TIC applicable depuis le 1er avril 2021
Une réforme importante des CCAG a été conduite par l’Etat dont les nouvelles versions s’appliquent depuis le 1er avril 2021.
Ces versions, sans apporter de changement majeur, introduisent de nouveaux articles ou adaptation afin de s’adapter à la réalité du marché.
En bref les grandes lignes des modifications apportées valables pour l’ensemble des CCAG :
- Harmonisation
- Un système d’option pour les avances
- Encadrement des pénalités de retard
- Intégration du RGPD
- Prise en compte du développement durable
Plus précisément sur la partie CCAG-TIC :
L’essentiel du travail réalisé porte sur les aspects de sécurité informatique :
- Encadrement de la mise en œuvre d’un canal dédié sécurisé entre l’acheteur et le titulaire
- Pénalité spécifique portant sur les obligations de sécurité
- La possibilité d’auditer techniquement le titulaire
- Clause sur l’obligation de maintien en sécurité
En définitive il n’y a donc pas de réel changement de fond.
Il faut surtout y voir une possibilité accrue pour les collectivités de pouvoir s’appuyer sur les CCAG en limitant les besoins de dérogations.
En effet il s’agit essentiellement de mise à jour qui jusqu’alors devait être rédigée dans le cadre du CCAP ou CCTP.
Il est donc important, pour ne pas réécrire le CCAG dans d’autres documents, de bien le connaître afin de pouvoir s’y appuyer.
Extraits du CCAG-TIC
Lorsque l’acheteur envisage d’appliquer des pénalités de retard, il invite, par écrit, le titulaire à présenter ses observations dans un délai de quinze jours. (…)
Cette pénalité est calculée par application de la formule suivante :
P = V * R / 1 000 dans laquelle :
P = le montant de la pénalité ;
V = la valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité, (…)
R = le nombre de jours de retard.
Le titulaire est exonéré des pénalités dont le montant total ne dépasse pas 1 000 € pour l’ensemble du marché.
Le titulaire livre, avec chaque matériel ou chaque logiciel, une documentation technique en langue française indiquant les modalités de leur mise en fonction. Il en est de même à chaque livraison de mise à jour ou de nouvelle version de logiciel.
Le titulaire est tenu de communiquer le contrat de sous-traitance et ses éventuels avenants à l’acheteur, lorsque celui-ci en fait la demande. A défaut de l’avoir produit à l’échéance d’un délai de quinze jours courant à compter de la réception d’une mise en demeure de le faire par l’acheteur, le titulaire encourt une pénalité égale à 1/3 000 du montant hors TVA du marché ou de la tranche concernée, éventuellement modifiés, ou, à défaut, du montant du bon de commande concerné. Cette pénalité s’applique pour chaque jour de retard.
La vérification de service régulier a pour objet de constater que les prestations fournies sont capables d’assurer un service régulier dans les conditions normales d’exploitation prévues dans les documents particuliers du marché.
La régularité du service s’observe pendant trente jours, à partir du jour de la décision positive de vérification d’aptitude prise par l’acheteur
La « réversibilité » désigne les opérations de retour de responsabilité, par lesquelles l’acheteur ou un tiers désigné reprend les prestations qu’il avait confiées au titulaire arrivant à terme.
Les modalités organisationnelles et techniques de la réversibilité figurent dans le plan de réversibilité.
De manière non limitative, la réversibilité comprendra la fourniture des logiciels exécutables, le cas échéant, les codes sources, la documentation associée, les fichiers de paramétrage, scripts d’exploitation, la documentation technique et fonctionnelle, les éventuels supports de formation ainsi que :
– la mise à disposition de fichiers suivant un ou plusieurs formats documentés et exploitables en dehors du service fourni par le prestataire ; – la mise en place d’interfaces techniques permettant l’accès aux données suivant un schéma documenté et exploitable (API, format pivot, etc.).
Chaque partie au marché est tenue au respect des règles, européennes et françaises, applicables au traitement des données à caractère personnel éventuellement mis en oeuvre aux fins de l’exécution du marché. A ce titre, toute transmission de données à des tiers, y compris au bénéfice d’entités établies hors de l’Union européenne, qui ne serait pas strictement conforme à la réglementation en vigueur est formellement prohibée.
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