Dans cet article nous allons nous concentrer sur le Chapitre 5 du CCAG TIC. Notamment en ce qui concerne les condition de réceptions des offres des titulaires.
Dans quelles mesures devez vous accepter les prestations, quels sont vos recours, quels sont les délais appliqués ?
Et comme toujours nous assortissons le décryptage du CCAG TIC de conseils opérationnels issus de notre expérience de terrain.
VSR, VA, VABF, ces termes vous sont familliers mais savez vous réellement à quoi ils correspondent ?
Nous les décryptons en les illustrant par des cas concrets.
Un procès verbal de réception ?
Oui, nous en faisons…parfois (mais en vrai pas très souvent…)
Conseil #1
Lisez le chapitre V du CCAG TIC (désolé…)
Nous vous en proposons une version mise en forme avec sommaire interactif ici
Que contient le chapitre V du CCAG TIC ?
(si le conseil #1 vous laisse songeur…)
Le chapitre 5 du CCAG TIC contient tous les éléments nécessaires à la constatation des prestations.
Par exemple lorsque la collectivité instruit un marché visant à renouveler du matériel ou lors de l’implémentation d’un nouveau logiciel.
Les articles du chapitre 5 vont préciser les délais maximum d’installation, les opérations de vérifications prévues… Et plus important, ce qu’il advient en cas de non conformité lors de la mise en oeuvre.
Comme un bon schéma vaut toujours mieux qu’une longue explication, nous vous proposons ci-dessous les étapes prévues au CCAG TIC avec les délais qui y sont inclus.
Livraison et MOM
En premier lieu nous allons y trouver l’installation et la mise en ordre de marche (MOM).
Sur ce point plusieurs éléments à savoir.
Tout d’abord la date de livraison doit être fixée contractuellement afin de pouvoir faire courir les délais légaux. Celle ci peut être précisée dans le bon de commande ou fixée dans votre DCE. N’hésitez d’ailleurs pas à l’ajouter à vos actes d’engagement dans un paragraphe « engagement contractuel » que le candidat doit compléter.
Qu’est ce que la MOM ?
La Mise en Ordre de Marche est le moment où le titulaire annonce à la collectivité que les prestations ont été installées et qu’elles sont prêtes à être vérifiées.
Il s’agit donc d’un jalon (d’une date) et non d’une période.
Prolonger la MOM (Art 13.3 du CCAG TIC)
Il est possible de prolonger la mise en ordre de marche dans les conditions de l’art 13.3 Ch. III.
Pour résumer seuls deux causes sont prévus :
- du fait de l’acheteur
- du fait d’un évènement ayant le caractère de force majeure
Evidemment la « force majeure » doit être caractérisée. Il s’agit plutôt d’événement vraiment exceptionnel. Les locaux du titulaire ont été rasés par un typhon, un tsunami… ou une réquisition de l’entreprise. Donc, vous en conviendrez cela semble assez peu probable et en tout cas très rare.
Les problématiques d’approvisionnement ne rentre pas dans cette catégorie.
Conseil #2
Fixer la date de livraison ou demander aux candidats de s’engager
Dans le cadre d’une consultation ajouter par exemple un paragraphe « engagement contractuel de livraison » à votre acte d’engagement. Idéalement les bons de commande doivent la préciser.
Vérifications quantitatives (VQ)
Il s’agit simplement de vérifier que l’ensemble des éléments ont bien été livrés. Par exemple le bon nombre de machine ou encore les différents modules pour un logiciel. Cela peut être également la vérification d’un nombre de jour de prestation.
Conseil #3
Prenez le temps de réellement vérifier l’adéquation entre commande et livraison
Notamment en ce qui concerne les jours de prestation. C’est peut être l’occasion de pouvoir redéployer plus tard des jours qui n’auraient pas été utilisés. C’est la base du service fait mais il est toujours bon de le préciser…
Vérification Qualitative
La phase de vérification qualitative comprend 2 étapes :
- La Vérification d’Aptitute (VA)
- La Vérification de Service Régulier (VSR)
La vérification d’aptitude
Ensuite vient la vérification d’aptitude. Dans cette phase la collectivité doit s’assurer que les prestations livrées sont en conformité avec les attentes exprimées dans votre CCTP.
Pour être efficace nous vous conseillons de rédiger au préalable une check list (en vous appuyant sur le CCTP) qui reprend tous les points à vérifier. Chacun de ses points doit être commentés en cas de manquement constaté.
Il est important de bien organiser cette phase. Vous ne devez pas vous contenter d’un « tour rapide » des prestations livrées mais bien les vérifier en repartant des attentes contractuelles.
La collectivité dispose de 30 jours pour réaliser cette vérification et notifier sa décision.
Celle ci peut avoir plusieurs conclusions :
- Admission
- Ajournement
- Réfaction
- Rejet
La notion de VABF (Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnnement) n’existe pas dans le CCAG TIC. Dans un projet informatique la VABF est un test de fonctionnement de la prestation mise en oeuvre mais en général en environnement de test. (par opposition à la VSR sur la production)
C’est donc la Vérification d’Aptitude (VA) qui tient ce rôle dans le CCAG TIC.
Réfaction
[nom féminim] Réduction sur le prix des prestations lorsqu’elles ne présentent pas la qualité convenue.
(pas facile à placer dans un dîner mais sait on jamais 😉
Conseil #4
Préparez une check list pour la vérification d’aptitude
Cette phase communèment appelée « recette » doit être organisée et exhaustive. Elle vous servira de base à la rédaction des procès verbaux de réception.
La Vérification de service Régulier
La Vérification de Service Régulier est une phase dans laquelle les prestations sont finalisées. A ce moment la collectivité doit pouvoir utiliser normalement le service.
En général il est d’usage de définir un panel d’utilisateur de test qui commenceront à utiliser le nouvel environnement. Il est important de bien les demander de remonter au chef de projet toutes les problématiques afin de pouvoir compléter votre procès verbal.
Cette période d’étend sur 30 jours.
Le CCAG TIC précise que le service est réputé régulier si pendant ces 30 jours l’indisponiblité ne dépasse pas 2%. (du lundi au vendredi de 8h à 18h)
Je vous vois sourire… mais comment tester cela ????
En effet c’est un point délicat. L’idéal est de pouvoir superviser le logiciel, matériel avec un outil dédié en capacité de vous produire des statistiques. Il est également possible de demander dans vos CCTP au candidat de les intégrer en vous y accordant l’accès.
Si vous n’en disposez pas cela peut également se faire par constatation. Lorsque les utilisateurs vous remontent ce type de problème demandez leur de noter les heures de début et fin d’incident. Et formalisez le par écrit au titulaire.
Conclusions des vérifications
(valable pour la VA et VSR)
Chacune de ces décisions doit faire l’objet d’un Procès verbal. Si vous trouvez cela trop formel obligez vous toutefois a minima à produire un document écrit, dûment notifié au prestataire. Même si un mail vous paraît insuffisamment contractuel c’est toujours mieux que rien. C’est ce qui vous permettra en cas de litige d’avoir des éléments opposables.
L’admission
Toute la prestation s’est bien déroulée et les vérifications ont été positives sans réserve. Attention : sans réponse de la part de la collectivité après les délais légaux le CCAG TIC précise que l’admission sera prononcée tacitement sous 7 jours.
L’ajournement
C’est le cas si des adaptations sont nécessaires en cas de non conformité avec votre CCTP. Evidemment celles-ci doivent être motivées (d’où la check list précédente..). Dans ce cas le titualaire dispose d’un délai de 15 jours pour présenter des mises au point.
La Réfaction
Il s’agit d’une possibilité assez peu connue qui permet de prononcer le service fait en déduisant certains coûts correspondant à des prestations que vous estimez ne pas avoir reçues.
Par exemple cela peut être un nombre de jour de prestation. L’offre du candidat prévoit 30 jours de mise en oeuvre et il n’en effectue que 15. Vous êtes dans ce cas en droit de n’ordonner le paiement que des jours réalisés.
Comme toujours cela n’est possible que si vous êtes en mesure de le démontrer. D’où l’importance des écrits dans les phases de vérification.
Une méthode simple peut être de demander, lorsque cela est possible, que les jours de prestations soient effectués sur site. Au moins vous pourrez les dénombrer.
Le Rejet
A n’appliquer que si vous estimez que les prestations sont non conformes. En effet cette démarche déclenche un délais dans lequel le prestataire doit purement et simplement reprendre les éléments mis en oeuvre. Dans le CCAG TIC il est bien entendu prévu un délai dans lequel une discussion doit s’ouvrir. Mais la finalité de cette décision est a priori de ne pas poursuivre la collaboration. Préférez l’ajournement dans le cas où vous estimez une non conformité mais que celle ci peut être corrigée.
Conseil #5
Organisez la VSR avec les utilisateurs
Par exemple en organisant un point hebdomadaire avec le chef de projet ou encore en leur fournissant une liste d’éléments à tester qu’ils pourront compléter avec leur constatation.
Recevez le CCAG-TIC mis en forme
+ une fiche synthèse des délais liés à l’exécution
En renseignant votre mail nous vous enverrons 2 liens pour pouvoir télécharger le CCAG TIC mis en forme et une fiche synthétique sur les délais d’exécution. Cela ne vous engage à rien.
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