Utilisation Teams : Versions de fichiers

Tuto utilisation Teams en 3 minutes chrono !

La fonctionnalité présentée en un mot :

Cette vidéo a pour objectif de vous apprendre à utiliser différentes versions de fichier avec Teams. Dans ce cas les différentes « versions » sont créées manuellement. (v1.0, v1.1, v2.0 etc…) Par exemple lors d’ajout d’élément au document original.

Un peu de contexte

Gilles travaille au service marchés publics et prend en charge la constitution du dossier de consultation des entreprises (DCE).

Pour faciliter la collaboration avec les directions métier, il a créé une équipe Teams dans laquelle il partage les documents liés à la consultation. (Cette organisation sera présentée dans un autre article)

Teams a donc été paramétré pour permettre la coédition de documents et le versionning a été activé. Sachez que ce n’est pas le cas dans la configuration de base. Il est nécessaire de procéder à un paramétrage technique pour cela.

Prenons le cas du CCTP. 

Gilles travaille conjointement avec le service sur le document. Autrement dit chacun travaille sur sa partie et modifie donc le document initial.

Comme on peut s’y attendre de nombreuses versions du document sont souvent générées. Etant donné que de base la gestion des versions n’est pas activée le fichier est souvent dupliqué de peur de perdre l’historique. 

Objet de notre vidéo

Dans le cas où l’historique des documents doit être conservé il est important de pouvoir marquer les versions ainsi que de leur associer un commentaire.

Cela permet de pouvoir rapidement retrouver la rédaction initiale.

La vidéo de ce tuto utilisation Teams montre donc comment générer une version majeure ou mineure du fichier et de lui associer un descriptif.

Tuto utilisation Teams en bref

Dans les grandes lignes :

• Cliquer sur les 3 points à côté du nom de fichier
• Sélectionner « Plus »
• Puis « Extraire » ou « Archiver » selon ce que vous voulez faire
• Choisissez alors une version majeure ou mineure

Version majeure ou mineure ?

Tout d’abord sachez que ce que l’on appelle « versionnage sémantique » avec un code sur 3 chiffres du type xx.xx.xx provient du domaine du logiciel.

En effet selon le numéro incrémenté cela indique par exemple une rétrocompatibilité, ou non, du logiciel avec ses versions précédentes. Par exemple particulièrement important dans la gestion des mises à jour.

En ce qui concerne les versions de document la règle est plutôt à définir en interne.

Toutefois, par convention, une version mineure X.x (par exemple de v1.0 à v1.1) correspond à une modification dans des paragraphes existants sans en changer le sens.

Par conséquent une version majeure X.x (par exemple de v1.0 à v2.0) correspondra à un ajout de paragraphe, une précision modifiant la compréhension du document.

En outre il est habituel de passer sur une nouvelle version majeure lors de la finalisation du document.

DIMOXILO organise régulièrement des formations informatiques notamment sur Teams ou les outils bureautique de la suite Office.

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